Phòng Quản lý khoa học xin được gửi đến các anh/chị theo Quy định của Ban Kế toán khi thực hiện thanh toán và lưu trữ chứng từ trên epayment.
Quy định này có hiệu lực từ ngày thông báo và thay thế cho nội dung đã thông báo ngày 05/01/2024
Các Anh/Chị vui lòng đọc kỹ và thực hiện đúng. 
Các trường hợp hồ sơ thanh toán scan và attach không đúng quy định bộ phận kế toán sẽ phải reset trả về bước 1 để Anh/Chị hoàn thiện và submit lại.
Theo Quy định, toàn bộ hồ sơ thanh toán Bắt buộc phải được lưu trữ đầy đủ bản mềm trên epayment, đảm bảo có thể tra cứu được khi cần. Cụ thể:
1. Toàn bộ bản cứng của bộ hồ sơ thanh toán gửi về cho kế toán sẽ scan chung thành 1 file. Tên file là số chứng từ và attach tại mục đính kèm chứng từ cho đề nghị:
- File chứng từ attach lên epayment yêu cầu scan màu
- File phải xoay các trang scan về cùng 1 chiều,  không được scan các trang ngang dọc khác nhau
- Trên bản scan , các hồ sơ phải sắp xếp theo đúng thứ tự các khoản mục chi phí trên ĐNTT….. 
- Hồ sơ scan attach lên phải đảm bảo đã được ký đóng dấu đầy đủ…
- Bản scan đảm bảo rõ nét, đọc được. 
- Bản scan đúng định dạng PDF

2. Tại các dòng kê khai chi phí trực tiếp bên dưới. 
- BẮT BUỘC attach thêm file hóa đơn điện tử đối với các khoản chi phí có hóa đơn. Hóa đơn của mục chi phí tại line nào sẽ attach trực tiếp tại line đó 
- BẮT BUỘC attach file hợp đồng, nghiệm thu nếu là bản ký số tại từng line chi phí.
- Đối với chứng từ là chung cho các khoản chi phí phát sinh ( bản ký số), thuộc diện không bắt buộc in.(VD kế hoạch tổ chức kiêm dự trù kinh phí của sự kiện, Đề nghị mua sắm chung  cho các mục chi phí, Dự trù kinh phí chung cho toàn bộ các khoản chi trong cùng 1 đề nghị thanh toán)  Chỉ attach file đã ký số tại dòng kê khai chi phí đầu tiên của bộ thanh toán (Không phải attach lại chứng từ này ở từng line kê khai chi phí)
- Đối với các chứng từ khác là bản cứng nộp về kế toán, đã scan ghép chung vào file chứng từ attach tại mục 1 Không phải attach thêm dưới line nữa
- Đối với các chứng từ không phải là bản ký số, nhưng thuộc diện không bắt buộc phải in, không có bản cứng nộp về kế toán, không có trong bản scan chung ở mục 1 nêu trên Bắt buộc phải attach tại từng line kê khai chi  phí (các chứng từ này có thể att riêng từng file hoặc ghép chung 1 file và attach cùng chỗ với hóa đơn (lưu ý ko được ghép nối các chứng từ này với file hóa đơn/hợp đồng/nghiệm thu điện tử)
3. Các chứng từ không bắt buộc in bao gồm:
- Các hợp đồng thanh toán làm nhiều đợt (Bản gốc đã kẹp ở lần thanh toán đầu tiên). Các lần thanh toán tiếp theo ko bắt buộc in bản cứng, chỉ cần scan hợp đồng gốc và attach lên epayment.
- ĐNMS, PAMS tạo lập và phê duyệt trên epurchase. 
- Hợp đồng, nghiệm thu/thanh lý ký qua econtract
- Tờ trình, kế hoạch tổ chức, dự trù kinh phí....ký qua SSC
- Chứng minh thư, sao  kê chuyển khoản minh chứng đã thanh toán cho nhà cung cấp
- Hình ảnh quảng cáo, báo cáo chiến dịch quảng cáo.......
Các file attach lên epayment phải đặt tên ngắn gọn, đảm bảo nhìn tên file có thể biết được nội dung của file. Ví dụ:
+ file hóa đơn => đặt tên file Hoadon
+ file hợp đồng => đặt tên file “hopdong”
+ File nghiệm thu/bàn giao/Phiếu xuất kho/Sao kê thanh toán => đặt tên file BBNT/BBBG/PXK/Saoke
.........
4. Một số ví dụ scan cho các bộ chứng từ thường gặp
4.1. Bộ chứng từ toàn bộ là bản cứng:
- Đối với 1 bộ chứng từ, trong đó các hồ sơ đi kèm toàn bộ là bản cứng, bắt buộc phải in ký đóng dấu, hoặc trong đó có 1 số giấy tờ thuộc diện không bắt buộc in nhưng CBTT vẫn in để nộp => Scan toàn bộ bản cứng theo đúng nội dung yêu cầu tại mục 1 và attach tại mục “đính kèm chứng từ cho đề nghị)
- Tại các line kê khai chi phí bên dưới, nếu khoản chi phí nào có hóa đơn điện tử, hoặc hợp đồng ký số => BẮT BUỘC attach thêm file hóa đơn điện tử, file hợp đồng ký số. Ngoài ra không phải attach thêm các file khác
4.2. Bộ chứng từ toàn bộ là bản mềm:
- Đối với 1 bộ chứng từ thanh toán, trong đó toàn bộ là các chứng từ ký số, hoặc có các chứng từ không ký số nhưng thuộc diện chứng từ không bắt buộc in, CBTT không in, cần scan như sau:
+ Tại line kê khai chi phí số 1: Chứng từ thuộc diện là chung cho các khoản chi phí dưới line sẽ chỉ cần att tại line 1 cùng với các chứng từ liên quan của mục chi phí của line 1
+ Tại line kê khai chi phí thứ 2 trở đi, chỉ attach các chứng từ liên quan mục đến mục chi phí tại  line đó
VD: Trong 1 bộ thanh toán CP sự kiện gồm có các chi phí: hồ sơ gồm
+ Kế hoạch tổ chức sự kiện chung (có ký số)
+ CP thuê diễn giả: chứng từ có hợp đồng ký số, nghiệm thu ký số, CMT, sao kê minh chứng đã chuyển khoản
+ CP mua vật tư cho sự kiện, chứng từ có: hóa đơn điện tử, nghiệm thu/bàn giao ký số, sao kê minh chứng đã chuyển khoản
=>Chứng từ chung của cả 2 mục trên là bản kế hoạch tổ chức sự kiện/ hoặc dự trù kinh phí tổ chức sự kiện => Scan như sau:
Tại line kê khai chi phí số 1: Sẽ attach file kế hoạch tổ chức sự kiện, hợp đồng ký số, nghiệm thu ký số, CMT, sao kê minh chứng chuyển khoản
Tại line kê khai chi phí mục 2: Sẽ att hóa đơn, nghiệm thu ký số, sao kê minh chứng đã chuyển khoản (không phải attach lại kế hoạch tổ chức sự kiện do đã attach tại line 1)
4.3. Bộ chứng từ lẫn cả chứng từ là bản cứng và bản mềm:
Đối với 1 bộ chứng từ thanh toán trong đó có cả các chứng từ là bản cứng và chứng từ bản mềm ko cần in Scan như sau:
- Toàn bộ các chứng từ là bản cứng cần nộp đầy đủ về bộ phận kế toán, scan chung thành 1 file. Attach tại mục “đính kèm chứng từ cho đề nghị”
- Các chứng từ là bản mềm (bản ký số ko in, hoặc bản không ký số nhưng thuộc diện không bắt buộc in) => Attach file mềm trực tiếp tại các line kê khai chi phí theo nguyên tắc: chứng từ liên quan mục chi phí nào sẽ attach tại line kê khai chi phí đó (kèm hợp đồng ký số/hóa đơn điện tử- nếu có). Chứng từ chung cho các khoản chi phí sẽ att luôn tại line kê khai chi phí số 1
VD: Trong cùng 1 bộ  tổ chức sự kiện, chứng từ gồm có:
+ Kế hoạch tổ chức sự kiện kiêm dự trù (ký bản cứng) => là chứng từ bản cứng
+ Thuê diễn giả (hợp đồng+nghiệm thu+sao kê minh chứng chuyển khoản, CMT)- bản ký số và chứng từ thuộc diện ko bắt buộc in là bản mềm toàn bộ
+ CP mua hàng hóa vật tư liên quan sự kiện (hóa đơn, phiếu xuất kho ký bản cứng, phiếu thu)=> bản cứng toàn bộ
Khi san sẽ ghép KH tổ chức sự kiện+ hóa đơn+ phiếu xuất kho, phiếu thu vào 1 file. Đặt tên file là số chứng từ và attach file tại mục “đính kèm chứng từ cho đề nghị” như hướng dẫn tại mục 1:
Tại line kê khai chi phí thuê diễn giả=> attach file hợp đồng, nghiệm thu, sao kê minh chứng ck, CMT
Tại line kê khai chi phí mua hàng hóa vật tư=> Chỉ cần attach hóa đơn điện tử (do các chứng từ như bản scan hóa đơn, phiếu xuất kho, phiếu thu đã scan ghép chung vào 1 file.

Các thắc mắc về thông tin thanh toán có thể liên hệ qua email của Ban Kế toán FE: ketoanfehn@fe.edu.vn.