Hướng dẫn thanh toán chính sách hỗ trợ chi phí đề tài nghiên cứu khoa học cấp trường của tổ chức giáo dục FPT

  1. Thủ tục tạm ứng chi phí

Sau khi đề tài nghiên cứu khoa học (NCKH) được Hiệu trưởng Trường Đại học FPT phê duyệt, hợp đồng triển khai thực hiện đề tài NCKH giữa đơn vị chủ quản đề tài (Trường Đại học FPT) và chủ nhiệm đề tài được ký kết. Để triển khai thực hiện đề tài NCKH, nếu anh/chị cần tạm ứng chi phí cần làm các thủ tục như sau:

1.1 Về giấy tờ:

– Giấy đề nghị tạm ứng (tạo lập trên trang thanh toán https://epayment.fpt.com.vn/)

– Quyết định phê duyệt danh mục đề tài nghiên cứu khoa học

– Hợp đồng triển khai thực hiện đề tài NCKH giữa đơn vị chủ quản đề tài (Trường Đại học FPT) và chủ nhiệm đề tài

1.2: Về thủ tục

Sau khi có đầy đủ các giấy tờ ở mục 1.1 nêu trên. Các anh/chị đăng nhập vào trang thanh toán https://epayment.fpt.com.vn để tạo lập Đề nghị tạm ứng.

Bước 1: Đăng nhập trang thanh toán bằng acc mail @fe.edu.vn của anh/chị

Bước 2: Tạo mẫu đề nghị tạm ứng

– Vào Biểu mẫuà chọn mẫu Tạm ứng

– Điền thông tin vào mẫu tạm ứng:

+ Người tạo đề nghị: điền email của người làm tạm ứng

+ Đơn vị phê duyệt: điền “FE.HO.HO.NCKH”

+ Tư cách pháp nhân: chọn “FUHN”

+ Kỳ ngân sách: hệ thống để mặc định là tháng hiện tại

+ Hình thức tạm ứng: điền “chuyển khoản”

+ Ngày hoàn ứng: là ngày anh/chị nghiệm thu thành công đề tài (dự kiến theo hợp đồng). Tuy nhiên các anh chị lưu ý cần tập hợp chứng từ thực tế phát sinh và làm đề nghị thanh toán chuyển về cho bộ phận kế toán (theo quy định là trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày phát sinh chi phí (ngày của hoá đơn, chứng từ thanh toán). Nghĩa là sau khi tạm ứng và thực hiện triển khai hợp đồng NCKH, nếu có phát sinh khoản chi phí nào, các anh chị cần tập hợp chứng từ và làm hoàn ứng cho các phần chi phí đã phát sinh này luôn mà không chờ đến khi đề tài nghiệm thu mới làm hoàn ứng (chi phí có đến đâu thực hiện hoàn ứng/thanh toán luôn đến đó)

+ CC email: không bắt buộc điền. Nếu cần thiết phải mail thông báo cho cán bộ quản lý trực tiếp của anh chị thì anh chị điền email của cán bộ quản lý vào

+ Diễn giải chi phí: Điền theo cú pháp (acc người làm thanh toán_Tạm ứng CP thực hiện đề tài ABC theo quyết định…. (Ví dụ ThuNM4: Tạm ứng chi phí thực hiện đề tài ABC theo QĐ số…)

+ Mục mô tả chi tiết: Điền thông tin như phần diễn giải chi phí ở phía trên

+ Dự án cha: Điền FE.HO-CPDT2020 (ngân sách theo năm)

+ Dự án con: Điền FE.HO-CPDT2020

+ Loại ngân sách: Chọn CPDT-DTPT-BOIDUONG

+ Mục thông tin chuyển khoản: Điền số tài khoản, tên tài khoản của người làm tạm ứng, điền số tiền cần tạm ứng

Lưu ý. Số tiền tạm ứng tối đa 70% tổng kinh phí được phê duyệt của đề tài

+ Bấm nút “GỬI” để gửi chứng từ

Bước 3: Quay lại giao diện chính, mục trang chủ, vào phần đề nghị của tôi

Chọn biểu tượng máy in bên góc phải của chứng từ vừa tạo để in đề nghị thanh toán, kẹp cùng các giấy tờ ở mục 1.1 nêu trênà gửi các bản cứng giấy tờ này về cho bộ phận kế toán

Sau khi nhận đủ bản cứng các giấy tờ nói trên, đồng thời các cán bộ quản lý phê duyệt đủ các bước 2 trên trang thanh toán https://epayment.fpt.com.vn/, bộ phận kế toán sẽ tiến hành thủ tục chuyển tiền tạm ứng cho các anh/chị (Thời gian bộ phận kế toán xử lý chứng từ tạm ứng của anh chị tối đa là 5 ngày làm việc, kể từ ngày bộ phận kế toán duyệt bước 3 trên trang thanh toán)

  1. Thủ tục thanh toán, hoàn ứng chi phí thực hiện đề tài

– Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày phát sinh chi phí (ngày của hoá đơn, chứng từ thanh toán) các anh chị có trách nhiệm tập hợp các chứng từ chi phí thực tế phát sinh để làm đề nghị thanh toán (hoặc hoàn ứng) gửi về cho phòng kế toán. – Nếu quá thời hạn nêu trên mới gửi hồ sơ thanh toán về cho bộ phận kế toán sẽ bị phạt thanh toán chậm theo quy định của Tập đoàn FPT (Không thanh toán 20% giá trị của các hoá đơn vi phạm nhưng không vượt quá 3.000.000). Trong trường hợp có lý do chưa gửi kịp chứng từ thanh toán, cần thông báo trước cho kế toán trưởng xem xét)

2.1. Về giấy tờ thanh toán, hoàn ứng

Về kinh phí thực hiện đề tài các anh chị cần lưu ý:

– Kinh phí đề tài không dùng để chi trả thù lao nghiên cứu cho các thành viên trong đề tài

– Kinh phí của đề tài chỉ dùng để hỗ trợ việc nghiên cứu như đầu tư trang thiết bị, thuê dịch vụ ngoài, hỗ trợ các thành viên đi hội nghị, trao đổi học thuật, chi phí mời chuyên gia, điều tra, khảo sát, thí nghiệm, thu thập số liệu …theo định mức tối đa như sau:

+ Thuê/mua sắm thiết bị, nguyên vật liệu: tối đa 60%

+ Thuê dịch vụ ngoài: tối đa 60%

+ Hội nghị, hội thảo: tối đa 30%

+ Cử thành viên đi đào tạo, mời chuyên gia: tối đa 20%

Các khoản chi phí  thực hiện đề tài NCKH được thanh toán theo chứng từ thực tế, không vượt quá định mức nêu trên và tổng chi phí không được vượt mức kinh phí tổng của đề tài đã được phê duyệt.

2.2 Về thủ tục thanh toán, tạm ứng

Các chứng từ chi phí thực tế phát sinh sẽ tập hợp, tạo đề nghị thanh toán trên trang thanh toán https://epayment.fpt.com.vn. Đơn vị thanh toán ghi theo tiền VNĐ

Bước 1: vào trang thanh toán, chọn mẫu “Thanh toán”. Điền đủ các thông tin

+ Người tạo đề nghị: Điền “email người làm thanh toán”

+ Hình thức thanh toán: Chọn “chuyển khoản”

+ Bên nhận: chọn “Cá nhân”

+ Đơn vị phê duyệt: Điền FE.HO.NCKH

+ Kỳ ngân sách: hệ thống mặc định là tháng hiện tại

+ Tư cách pháp nhân: Chọn “FUHN”

+ Thời hạn thanh toán: Chọn “thanh toán ngay”

+ Diễn giải chi phí: Điền theo cú pháp “acc người làm thanh toán_CP thực hiện đề tài ABC lần…_chi tiết khoản CP

Ví dụ: ThuNM4_Thanh toán CP thực hiện đề tài ABC lần 1_mua VPP, thuê chuyên gia

+ Mục CC email: không bắt buộc phải điền

– Nhập thông tin chi tiết cho các khoản chi phí thực tế phát sinh theo hoá đơn, chứng từ đã tập hợp

Nhập lần lượt các chứng từ thực tế phát sinh

Nếu có nhiều hoá đơn, chứng từ, anh chị chọn “Thêm dòng mới” để tiếp tục nhập. Lưu ý cú pháp diễn giải chi phí

Sau khi nhập đủ các khoản chi phí phát sinh. Nếu có tạm ứng tiền trước đó, anh chị nhập thông tin vào mục “khoản hoàn ứng” à chọn thêm dòng mới

Sau khi chọn “thêm dòng mới, hệ thống sẽ hiện ra như sau:

Anh chị chọn khoản tạm ứng tương ứng, chọn ở cột “hoàn ứng lần này” anh chị điền số tiền tương ứng với tổng các chứng từ thực tế chi đã nhập ở phía trên.

– Anh chị điền tiếp mục thông tin chuyển khoản

Bước 2: Sau khi hoàn tất thủ tục nhập tất cả thông tinà anh chị bấm nút “GỬI” để gửi chứng từ đi

Bước 3: Quay lại giao diện chính, mục trang chủ, vào phần đề nghị của tôi

Chọn biểu tượng máy in bên góc phải của chứng từ vừa tạo để in đề nghị thanh toán, kẹp cùng các hoá đơn chứng từ thực tế phát sinh, bản photo Quyết định phê duyệt danh mục đề tài nghiên cứu khoa học, hợp đồng triển khai thực hiện đề tài NCKH, biên bản thanh lý hợp đồng (nếu là lần thanh toán cuối cùng) à gửi các bản cứng giấy tờ này về cho bộ phận kế toán

Sau khi nhận đủ bản cứng các giấy tờ nói trên, đồng thời các cán bộ quản lý phê duyệt đủ các bước 2 trên trang thanh toán. Bộ phận kế toán sẽ tiến hành hoàn tất các thủ tục thanh toán/hoàn ứng cho các anh chị:

+ Nếu thực tế phải chi thêm tiền: Bộ phận kế toán sẽ hoàn tất thủ tục thanh toán, chuyển khoản cho anh chị số tiền chênh lệch giữa số tiền đã tạm ứng và số tiền thực tế phát sinh

+ Nếu số đã tạm ứng nhiều hơn chi phí thực tế phát sinh. Sau khi bộ phận kế toán phê duyệt bước 7 trên epayment, anh chị vui lòng chuyển khoản lại số tiền tạm ứng chi không hết (số chênh lệch giữa tiền tạm ứng và tiền chi thực tế). Anh chị chuyển khoản về TK 00006969002 của Trường Đại học FPT với nội dung “acc_hoàn ứng chứng từ số…(là chứng từ khi anh chị tạo để tạm ứng tiền)

VD: ThuNM4  hoàn ứng chứng từ số 123456

 

LƯU Ý ĐỐI VỚI CÁC  HOÁ ĐƠN CHỨNG TỪ THỰC TẾ PHÁT SINH

  1. Tất các các khoản chi phí phát sinh từ 200.000 đ trở lên theo quy định bắt buộc phải có hoá đơn tài chính, dưới 200.000 đ nếu có yêu cầu người bán vẫn phải phát hành hóa đơn
  2. 2. Các hoá đơn lẻ nếu có mục thông tin Tên khách hàng, địa chỉà yêu cầu ghi đúng theo Tên đơn vị, địa chỉ, như khi xuất hoá đơn tài chính.

VD: Tên đơn vị/Tên khách hàng: Trường Đại học FPT

Địa chỉ: Khu GD và ĐT, Khu CNC Hoà Lạc, Km29 Đại lộ Thăng Long, Huyện Thạch Thất, Hà Nội

  1. Các hoá đơn taxi, cước vận chuyển phải ghi rõ lịch trình di chuyển trên hoá đơn:

+ Nếu hoá đơn taxi là xuất tổng cho các bill lẻà yêu cầu phải kẹp cùng các bill lẻ (có photo như yêu cầu ở mục 1). Trường hợp khi nhà cung cấp xuất hoá đơn tổng thu lại các bill lẻà yêu cầu photo lại các bill lẻ trước khi nhà cung cấp thu hồi và kẹp cùng hoá đơn tổng đó

+ Nếu hoá đơn cước vận chuyển có lịch trình dàià có thể có bảng kê chi tiết lịch trình kèm theo, lưu ý bảng kê kèm theo phải có dấu xác nhận của nhà cung cấp

  1. 4. Các hoá đơn taxi, hoá đơn lẻ… in trên nền giấy in bóng sẽ bị bay mực, mất hết thông tin sau một thời gian ngắnà Yêu cầu khi thanh toán các hoá đơn này phải photo và kẹp cùng bản gốc để kế toán đối chiếu, lưu trữ. Nếu không có bản photo kẹp cùng kế toán sẽ từ chối thanh toán.
  2. Các khoản chi cho cá nhân (thù lao các công việc khoán gọn, …) khi thực hiện chi trả tiền BẮT BUỘC các cá nhân nhận thu nhập phải có MÃ SỐ THUẾ THU NHẬP CÁ NHÂN
  3. Các lưu ý cụ thể cho các chứng từ thường gặp khi thanh toán:

+ Lệ phí tham dự hội thảo: yêu cầu có Invoice và sao kê giao dịch chuyển khoản nộp phí (hoặc phiếu thu của đơn vị tổ chức hội thảo)

+ Chi phí vé máy bay đi lại: (nếu thanh toán riêng không qua hành chính đặt):
* Nếu mua vé trực tiếp tại đại lý cần cuống vé (hoặc vé điện tử), Hóa đơn;
*   Nếu mua online qua trang web điện tử thì cần vé điện tử, chụp sao kê màn hình thanh toán và thẻ lên máy bay

+ Chi phí tàu, taxi đi lại: (xem chi tiết mục 3 về hoá đơn taxi)

+ Chi phí khách sạn:  Hóa đơn tiền phòng khách sạn cần có ghi đơn giá và số lượng ngày ở

Các vấn đề khác chưa rõ, các anh chị vui lòng liên hệ trực tiếp bộ phận Kế toán để được hỗ trợ nhanh nhất:

Điện thoại liên hệ: 024.6027.9718